什么單位檔案管理制度
通過制度的規(guī)范，人們能夠清楚明確自己的任務(wù)和方向，從而使自己的行動更具有目的性和計劃性。如何才能寫出優(yōu)秀的什么單位檔案管理制度？這里給大家分享什么單位檔案管理制度供大家參考。
什么單位檔案管理制度篇1
每個學(xué)校或單位對于檔案的管理都有著自己的一套實行辦法,以下是遼寧省檔案人員的培訓(xùn)檔案管理辦法,僅供參考。
第一章總則
第一條為了使檔案人員的教育培訓(xùn)工作規(guī)范化、制度化,保證教育培訓(xùn)的質(zhì)量,提高檔案人員的素質(zhì),推進我省檔案事業(yè)的發(fā)展,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二章第九條和《遼寧省檔案條例》第二章第十一條的規(guī)定,結(jié)合我省檔案教育培訓(xùn)工作實際,制定本辦法。
第二條本辦法適用于我省行政區(qū)域內(nèi)的國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位、其他組織及個人。法律、行政另有規(guī)定的除外。
第三條本辦法所稱檔案人員教育培訓(xùn),指的是由市(地級市)以上檔案行政管理部門或由省直各業(yè)務(wù)主管部門經(jīng)與省檔案行政管理部門協(xié)商進行的、檔案人員參加的各種形式的檔案專業(yè)知識的教學(xué)組織與管理工作。
第四條本辦法所稱檔案專業(yè)兼職教師,是指在省內(nèi)各級檔案局(館)及機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)檔案部門中,在完成本職工作任務(wù)的同時,能夠勝任檔案專業(yè)培訓(xùn)教學(xué)任務(wù)的在職人員。
第五條本辦法所稱檔案專業(yè)教育培訓(xùn)證書,是指由市級以上檔案行政管理部門頒發(fā)的,證明持證人參加了檔案專業(yè)培訓(xùn)、成績合格的有效憑證。
第六條國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)支持和保證本單位的檔案人員參加培訓(xùn),以提高專業(yè)素質(zhì),適應(yīng)檔案工作的要求。
第二章檔案人員教育培訓(xùn)的分類及內(nèi)容
第七條檔案人員教育培訓(xùn)可以分為崗位資格培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)和專題培訓(xùn)。崗位資格培訓(xùn)指新從事檔案專業(yè)工作人員的檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論、技能的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。根據(jù)工作崗位的不同,崗位資格培訓(xùn)可以分為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)崗位資格培訓(xùn)和檔案管理崗位資格培訓(xùn)。
繼續(xù)教育培訓(xùn)是指已取得檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員的知識更新補充、拓寬深化和能力提高的培訓(xùn)。根據(jù)專業(yè)職務(wù)的層次不同,繼續(xù)教育培訓(xùn)可以分高、中級和初級專業(yè)技術(shù)職務(wù)培訓(xùn)。
專題培訓(xùn)指根據(jù)檔案業(yè)務(wù)工作的需要,就某一內(nèi)容進行的學(xué)習(xí)、訓(xùn)練等。
第八條從事檔案專業(yè)工作的人員在調(diào)人檔案專業(yè)崗位前或當(dāng)年內(nèi),應(yīng)參加市以上檔案行政管理部門舉辦的檔案人員崗位培訓(xùn)班的學(xué)習(xí);市、縣(區(qū))檔案部門新到任的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加省級檔案教育培訓(xùn)機構(gòu)舉辦的領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)班的學(xué)習(xí);具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的同志,在任職期間應(yīng)參加市級以上檔案行政管理部門舉辦的繼續(xù)教育培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)。
第九條崗位資格培訓(xùn)內(nèi)容由檔案法規(guī)、檔案人員職業(yè)道德和檔案學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科等部分組成;繼續(xù)教育培訓(xùn)內(nèi)容由檔案學(xué)理論深化及相關(guān)科目的學(xué)習(xí)、檔案工作實踐新問題探討及現(xiàn)代知識技能的訓(xùn)練等部分組成;專題培訓(xùn)內(nèi)容是就檔案工作中的新要求、新規(guī)定進行的學(xué)習(xí)訓(xùn)練。
第三章檔案人員教育培訓(xùn)工作的管理
第十條檔案人員教育培訓(xùn)工作由省、市檔案行政管理部門中負(fù)責(zé)專業(yè)教育培訓(xùn)的機構(gòu)主管,其主要職責(zé)是對專業(yè)教育工作進行規(guī)劃、協(xié)調(diào)、組織、審批、評估等。
第十一條舉辦培訓(xùn)班的單位,在開班前一個月,應(yīng)向上一級檔案行政管理部門中主管專業(yè)教育培訓(xùn)的機構(gòu)報告?zhèn)浒?附表)。
第十二條檔案教育培訓(xùn)班采用的教材應(yīng)是省內(nèi)統(tǒng)編教材,或由省檔案局教育培訓(xùn)機構(gòu)指定的教材。
第十三條在檔案教育培訓(xùn)班中承擔(dān)授課任務(wù)的教師,除在校任教的檔案專業(yè)教師以外,都應(yīng)當(dāng)持有省或市檔案行政管理部門頒發(fā)的檔案專業(yè)兼職教師資格證書。
第十四條舉辦檔案教育培訓(xùn)班的單位要為培訓(xùn)班創(chuàng)造良好的教學(xué)環(huán)境,建立健全班級組織和各項規(guī)章制度,進行嚴(yán)格、規(guī)范的教學(xué)、教務(wù)管理。
第十五條檔案教育培訓(xùn)班在結(jié)業(yè)時,要對學(xué)員進行考試或考核,崗位資格培訓(xùn)班基礎(chǔ)學(xué)科的試題,應(yīng)由省檔案局所建的題庫中選出,其中一門學(xué)科由省檔案局主考。
凡考試或考核合格者方可結(jié)業(yè)。
第四章檔案教育培訓(xùn)證書的管理
第十六條檔案教育培訓(xùn)證書分為檔案人員崗位資格證書(含檔案工作領(lǐng)導(dǎo)崗位資格證書和檔案管理崗位資格證書)。繼續(xù)教育證書、專題班學(xué)習(xí)證明。
第十七條普通大中專院校(合成人教育)檔案專業(yè)的畢業(yè)生,到檔案工作崗位后,可持畢業(yè)證書,辦理檔案人員崗位資格證書。
第十八條檔案教育培訓(xùn)證書分別有以下作用:
崗位資格證書:
表明持證人的專業(yè)知識水平符合所在崗位的知識規(guī)范要求,從而具備從事檔案工作的資格;
在晉升初級檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)時,作為申報的必備條件之一;
是檔案人員領(lǐng)取檔案崗位保健津貼的憑證;
在檔案定升級目標(biāo)管理工作中作為考核單位檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的依據(jù)之一。
繼續(xù)教育證書:
是考核專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì),晉升高、中級專業(yè)技術(shù)職務(wù)的條件之一。
第十九條檔案教育培訓(xùn)證書自取得之日起,有效期為三年。到期由發(fā)證單位負(fù)責(zé)登記、審核、驗印。在證書有效期內(nèi),檔案人員工作單位如有變動,在檔案工作崗位不變的情況下,證書繼續(xù)有效。逾期不驗印者,證書自行失效。
第二十條檔案人員崗位資格證書和繼續(xù)教育證書由省檔案行政管理部門統(tǒng)一制作、統(tǒng)一編號,由市以上檔案行政管理部門中負(fù)責(zé)檔案教育培訓(xùn)的機構(gòu)管理發(fā)放。
第五章檔案教育培訓(xùn)的經(jīng)費
第二十一條各級檔案行政管理部門舉辦檔案人員教育培訓(xùn)班的經(jīng)費,可向?qū)W員所在單位適當(dāng)收費,不足部分,由檔案行政管理部門給予補助,并實行?？顚Ｓ?。
第六章檔案教育培訓(xùn)工作的評估
第二十二條省級檔案教育培訓(xùn)機構(gòu)每年要對三分之一的市級檔案教育培訓(xùn)工作進行評估。評估內(nèi)容和程序?qū)⒁勒彰磕杲逃ぷ饕c制定,評估結(jié)果列入年度工作目標(biāo)考核。
第七章附則
第二十三條本辦法由遼寧省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十四條本辦法自1999年4月1日起施行。在此前遼寧省檔案局頒發(fā)的有關(guān)檔案教育培訓(xùn)的規(guī)定繼續(xù)有效,有與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。
什么單位檔案管理制度篇2
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
（一）公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。
（二）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責(zé)如下：
1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護電腦檔案管理系統(tǒng)，實行數(shù)字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部門管理職責(zé)
1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料；
2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
（一）歸檔資料范圍
1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書、公示信息等資料；
2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來資料；
4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等；
5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊等內(nèi)部管理資料；
6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；
7、公司產(chǎn)品立項、設(shè)計、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗收等項目資料；
8、公司各類設(shè)備在設(shè)計、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料；
9、公司各類基建工程勘探設(shè)計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
11、各類財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；
12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書等資料以及參加外部會議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料；
15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說明書等資料；
16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料；
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料；
18、其他具有保存價值的資料。
（二）歸檔資料收集
1、結(jié)合公司具體情況，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；
人事檔案由人事管理部門管理；
生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；
其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；
如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。
5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。
（三）資料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔；
具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
（四）歸檔時間
1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；
雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
4、工程項目建設(shè)資料在竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。
（五）歸檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。
2、檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
（一）收件登記
1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。
（二）檔案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：
A——股權(quán)類：公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權(quán)變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類：
01——公司內(nèi)部文書資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織開展各類活動形成的相關(guān)文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊、經(jīng)濟責(zé)任制、責(zé)任書等；
按小類立卷。
03——外聯(lián)資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
04——統(tǒng)計資料，包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。
C——經(jīng)營類01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。
02——客戶資料，包括市場調(diào)查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質(zhì)量計量資料，包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。
03——設(shè)備管理資料，包括操作規(guī)程、設(shè)備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標(biāo)、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類01——項目資料，包括可研報告、市場調(diào)研報告、研發(fā)報告、工藝包、實驗記錄、設(shè)計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
02——基建資料，包括設(shè)計圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設(shè)項目立卷。
03——設(shè)備資料，包括圖紙、設(shè)計說明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。
F——人事檔案01——個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。
02——工資結(jié)算資料，包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓(xùn)資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓(xùn)計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
G——財務(wù)檔案，包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規(guī)范立卷。
H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。
I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。
J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書、工具書、重要報刊等。
2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號，編號規(guī)范如下：
X-__-__-__卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）小類序號，用01、02、03……代表各小類二級分類編號，即分類規(guī)定中01、02、03…序號一級分類代碼，即分類規(guī)定中A--J3、無具體二級及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
4、卷宗按年裝訂，年號和編號應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；
單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標(biāo)簽的（如證照）在反面標(biāo)注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；
按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；
按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
（三）檔案保管
1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號并標(biāo)注存放類別。
2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實、整齊、美觀。
3、卷宗封面標(biāo)注和編號書寫應(yīng)規(guī)范，具有耐久性。
4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號，表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄，以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。
7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下：普通檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，檔案室主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；
重要檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可，分管檔案的副總批準(zhǔn)，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；
涉密檔案按《》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。
3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；
在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負(fù)責(zé)催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《》相關(guān)規(guī)定。
5、檔案歸還時應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛護檔案，保持整潔、嚴(yán)禁涂改；
注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失；
損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《文件/紀(jì)錄銷毀呈報表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時，由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。
什么單位檔案管理制度篇3
為加強機關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長簽字批準(zhǔn)后方能進行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
5、查閱檔案時，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡明扼要，目錄頁號編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。
什么單位檔案管理制度篇4
第一章總則
第一條為了加強公司各類檔案的系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。
第二條凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個人不得據(jù)為已有。
第二章檔案管理體制
第三條
1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。
2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務(wù)，維護公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。
第四條公司檔案分為：文書檔案、財務(wù)檔案、各項規(guī)章制度檔案、工程技術(shù)檔案各項目資料、圖紙資料、建設(shè)工程、拆遷檔案等其他資料。
1、與公司財務(wù)有關(guān)的資料由財務(wù)部保管。未經(jīng)董事長許可，任何人不可動用。
2、有關(guān)文書、各項規(guī)章制度方面的資料，由辦公室保管。
3、設(shè)計方案、施工圖、設(shè)計變更、監(jiān)理、洽商、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料以及設(shè)計院、勘察單位之間往來資料、采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗報告、質(zhì)量保證書等，由工程部自行歸檔保管。
4、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應(yīng)保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。
5、前期部方面資料：項目立項申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料，由前期部自行歸檔保管。
6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復(fù)等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。
7、各部門向辦公室移交檔案時，應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。
第五條各部門形成的文件材料等由本部門負(fù)責(zé)歸檔管理，辦公室有責(zé)任對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條因工作變動或因故離職時，應(yīng)將文件材料交接清楚，才能離職。
第三章檔案的歸檔范圍
第七條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門含部門以上的各種計劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀(jì)要、大事記等。
2、各種工程圖紙、設(shè)計變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報告。
4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說明書。
5、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。
7、公司各種管理規(guī)章制度。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要歸檔的重要文件。
第四章檔案的借閱管理辦法
第八條凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。
第九條借閱的檔案密級與領(lǐng)導(dǎo)簽批
1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，董事長助理或總經(jīng)理審批后，可辦理借閱、查閱手續(xù)。
2、重要檔案及財務(wù)檔案，須由董事長批準(zhǔn)，方可借閱。
第十條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，依據(jù)《檔案借閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)董事長助理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。歸還的檔案要進行檢查、清點，經(jīng)檢查無誤方可辦理手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
第十一條公司檔案借閱查閱只供公司內(nèi)部各部門。檔案借閱時間為3天，如需延長，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。
第十二條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。
第十三條加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。
第五章檔案的銷毀
第十三條辦公室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料。
第十四條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)辦公室確認(rèn)，報董事長助理、總經(jīng)理審批，并進行登記后予以銷毀。
第十五條銷毀時要有二人監(jiān)督，銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第六章罰則
第十六條有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者檔案管理者同罰。
6、泄露公司檔案機密者。
7、其他危害公司利益的行為。
第十七條本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋、補充。對未盡事宜，辦公室隨時調(diào)整更新。
什么單位檔案管理制度篇5
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
什么單位檔案管理制度篇6
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
什么單位檔案管理制度篇7
第一章總則
第一條為了加強財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
第二條財務(wù)部門是財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進行詳細(xì)分類。
第二章會計檔案管理
第三條會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料。
具體包括：
1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。
2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其它財務(wù)報告。
4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料。
第四條每月形成的會計檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。
第五條應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。
第六條保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂畫，不得拆封、抽換會計檔案。
第七條財務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。
第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。
第九條會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。
第十條對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準(zhǔn)。
第十一條保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：
1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2.集團總裁、財務(wù)總監(jiān)在會計檔案銷毀冊上簽署意見。
3.集團財務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會計檔案，財務(wù)總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。
第十二條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。
第十三條計算機電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光盤進行備份保管。
第十四條公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。
第十五條公司合并，原單位形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。
第十六條公司之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
第十七條交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第三章年度會計報告及審計資料管理
第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、類別分別由專人保管。
第十九條年終報告、審計、驗資報告應(yīng)長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，
第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。
第四章資金類檔案管理
第二十一條資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執(zhí)行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。
第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。
第二十四條資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。
第五章預(yù)算檔案管理
第二十五條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。
第二十六條預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。
第六章日常往來財務(wù)文件、決議檔案管理
第二十七條日常往來財務(wù)文件分為內(nèi)部往來財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來財務(wù)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報告”、“內(nèi)部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、內(nèi)外往來文件。
第二十八條日常往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計往來文件等等;外部往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進行分類存檔。
第二十九條公司內(nèi)部往來財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。
第七章合同檔案管理
第三十條依據(jù)集團合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進行合同檔案管理。
第三十一條按合同性質(zhì)進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。
第三十二條合同原件無特殊情況不得外借?？稍谪攧?wù)部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件借出。
第三十三條合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。
第八章附則
第三十四條本辦法由集團財務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第三十五條本辦法經(jīng)董事長辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開始實施。
什么單位檔案管理制度篇8
為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)_工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的_工作。
2.加強組織紀(jì)律，堅守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室)，配備鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告，及時采取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續(xù)。
6.無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房(室)。
7.嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。
8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。
9.人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)格密封，通過機要傳遞或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
11.人事檔案一般不外借，但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料，及時轉(zhuǎn)入本人檔案，須轉(zhuǎn)遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。
13.嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發(fā)現(xiàn)泄密事件，認(rèn)真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
7.每年引進人員要填寫干部履歷表或補充表，充實干部人事內(nèi)容。
8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經(jīng)過鑒別，未經(jīng)鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。
3.鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真，確保真實、完整、精煉、實用。
4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續(xù)完備;對不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
5.人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設(shè)備。
2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
4.必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理，零材料及時裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認(rèn)真登記，需銷毀的材料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。
7.整檔過程中，要切實做好防火安全_工作，整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙，嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
六、轉(zhuǎn)遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2.人事檔案應(yīng)通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，一般情況下，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時，必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下，須經(jīng)人事處
有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信或電話催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，人事處及組織部應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下，方可轉(zhuǎn)出。
6.校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉(zhuǎn)出時，按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費用和其他費用。
8.是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封，并加蓋機密章，有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，及時糾正。
4.出和接收人事檔案時，應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。