醫(yī)藥公司的規(guī)章制度
三、公司與門店每半年全面開展一次質(zhì)量管理制度執(zhí)行情況檢查考核工作。
檢查考核主要內(nèi)容即:
1、門店硬件建設(shè)狀況;
2、以公司制度為標(biāo)準(zhǔn)，檢查考核門店執(zhí)行各項(xiàng)制度的&39;記錄資料簿。
四、在質(zhì)量管理工作檢查考核中，公司針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出可行和有效的改進(jìn)措施，門店應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，改進(jìn)落實(shí)情況應(yīng)做好記錄。
醫(yī)藥公司的規(guī)章制度篇2
一、應(yīng)收賬款控制的兩個(gè)重要指標(biāo)為:信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶綜合情況滾動(dòng)制訂(參見信用額度滾動(dòng)制訂實(shí)行辦法),信用期統(tǒng)一規(guī)定:商業(yè)最高為三個(gè)月,直銷醫(yī)院最高為四個(gè)月。應(yīng)收帳款采用權(quán)責(zé)發(fā)生制核算。
二、分項(xiàng)管理制度:
1、客戶開戶管理:
1-1、對(duì)于新增客戶,由銷售代表填寫“開戶、授信申請(qǐng)表”并附上經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照(醫(yī)院為醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證)、藥品經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證,經(jīng)各級(jí)業(yè)務(wù)經(jīng)理審核后交會(huì)計(jì)部,會(huì)計(jì)部就所提供的證照予以復(fù)審,合格后予以開戶,相關(guān)信息錄入檔案。
1-2、新增客戶原則上不授予信用額度,但業(yè)務(wù)部門認(rèn)為該客戶資信條件良好,可以賒銷的,應(yīng)在申請(qǐng)表上填寫信用額度,經(jīng)合格的法人或自然人擔(dān)保,銷售經(jīng)理、銷售副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)核決后方可授予信用額度。
2、客戶檔案管理:
2-1、所有客戶均應(yīng)提供客戶檔案,包括:客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號(hào)、帳號(hào)、法人。
2-2、客戶更名時(shí),須提供新舊公司同時(shí)蓋公章的更名通知、新名稱營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證、股東構(gòu)成,并出具由新公司承擔(dān)原公司債務(wù)的申明。
2-3、客戶更改其它檔案時(shí),必須提供書面通知。
2-4、客戶的營業(yè)執(zhí)照(或醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證)、藥品經(jīng)營許可證、納稅登記證每年更新存檔一次,時(shí)間要求與客戶的年協(xié)議同步。
2-5、有關(guān)客戶的所有檔案信息、客戶函證、對(duì)帳調(diào)節(jié)表、其他檔案,全部由應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)及時(shí)錄入微機(jī),檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。
3、應(yīng)收帳款信用額度管理:
3-1、公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計(jì)算公式,按季度滾動(dòng)核定,年度則對(duì)所有客戶予以全面修訂。
3-2、對(duì)追加信用額度的申請(qǐng),由銷售代表填寫“開戶、授信申請(qǐng)表”,并經(jīng)各級(jí)經(jīng)理、銷售副總核準(zhǔn)后交會(huì)計(jì)部,會(huì)計(jì)部將結(jié)合該客戶的歷史資料和核定額度予以對(duì)照,對(duì)超出核定信用額度的客戶報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)。
3-3臨時(shí)超信用額度或信用期限的發(fā)貨,銷售代表寫簽呈,經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈,銷售副總核準(zhǔn),財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。
4、銷售合同管理:
4-1、銷售合同由銷售代表整本領(lǐng)用,一次最多2本,交舊領(lǐng)新,領(lǐng)用者對(duì)合同的使用負(fù)全責(zé),繳銷合同必須整本交回,作廢合同需聯(lián)次齊全,遺失合同需上級(jí)商業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)。交回的合同必須為原件(紅章)。
4-2、所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字,合同內(nèi)容必須填寫齊全、清晰,不得涂改,銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章,否則,合同一律退回。
4-3、銷售代表發(fā)生變動(dòng)時(shí),其已領(lǐng)用合同要辦理移交手續(xù)或退回,否則,給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失由其直接主管經(jīng)理負(fù)全責(zé),并對(duì)責(zé)任人予以處罰。
4-5、對(duì)發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的,由業(yè)務(wù)人員在合同空白處醒目加注,否則視同一般原則處理。
4-6、合同存根交至?xí)?jì)部后,與計(jì)算機(jī)中已發(fā)貨合同核對(duì),對(duì)合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代表負(fù)責(zé)。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。
5、銷售發(fā)票管理:
5-1、依據(jù)合同開具發(fā)票,發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接交給相關(guān)業(yè)務(wù)單位;有特殊要求寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請(qǐng)并保證發(fā)票安全。
5-2、銷售代表將發(fā)票交與客戶時(shí)要簽收。
6、應(yīng)收帳款帳務(wù)管理:
6-1、涉及應(yīng)收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費(fèi)用要求當(dāng)日入帳。發(fā)貨、到款日?qǐng)?bào)表、應(yīng)收賬款帳齡表等統(tǒng)計(jì)報(bào)表,每月二十號(hào)以前,每三天向相關(guān)人員發(fā)送一次(每月二十日后每天發(fā)送一次)。
6-2、每月三號(hào)之前,會(huì)計(jì)部將應(yīng)收帳款帳齡分析表、預(yù)警分析表送交業(yè)務(wù)經(jīng)理以供參考。并要求銷售代表每月對(duì)自己經(jīng)管的應(yīng)收帳款簽字確認(rèn),對(duì)異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)反饋給應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)。
6-3、凡帳齡超過半年以上的欠款,由歸管銷售代表負(fù)擔(dān)其相應(yīng)利息(按貸款利率)的百分之八十,另外百分之二十上級(jí)經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負(fù)擔(dān)
7、收貨回執(zhí)管理:
7-1、從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調(diào)撥單、客戶回執(zhí)。
7-2、從客戶處直接調(diào)貨給其他客戶的必須有調(diào)入客戶的收條。
7-3、從公司直接發(fā)貨并由公司汽運(yùn)送貨的由儲(chǔ)運(yùn)部門負(fù)責(zé)收全回執(zhí),會(huì)計(jì)部簽收整理保管。
7-4、所有客戶回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對(duì)方公章或業(yè)務(wù)章或倉儲(chǔ)章,收貨人簽字并注明日期。
7-5、其他方式發(fā)貨給客戶的,以運(yùn)輸郵寄部門的運(yùn)單為回執(zhí),由儲(chǔ)運(yùn)部門保管存檔。
8、應(yīng)收帳款函證管理:
8-1、為了明確公司債權(quán),會(huì)計(jì)部以每年6月末、12月末應(yīng)收賬款余額為基準(zhǔn),分兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函基準(zhǔn)日60天內(nèi)回函,函證要求客戶蓋財(cái)務(wù)專用章,如往來帳在業(yè)務(wù)部門核算的可由業(yè)務(wù)部門蓋章,但必須注明欠款構(gòu)成。函證在規(guī)定時(shí)間不能傳回會(huì)計(jì)部或印章不合格的將停止發(fā)貨(貨款在此期間已結(jié)清的除外)。
8-2、醫(yī)院的應(yīng)收帳款,一季度發(fā)函證一次,予以債權(quán)確認(rèn),若不能在次季度30日內(nèi)蓋財(cái)務(wù)專用章或院公章確認(rèn)的停止供貨。
8-3、會(huì)計(jì)部在函證截至10日內(nèi)依據(jù)回函情況整理匯總,上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān),并以此確定需對(duì)帳的客戶。
9、退貨管理:
9-1、客戶提出退貨時(shí),銷售代表必須提出書面退貨申請(qǐng),經(jīng)銷售經(jīng)理批準(zhǔn)后方可退貨。退貨帳務(wù)處理流程見附表。
9-2、客戶退貨一律由倉儲(chǔ)總庫辦理驗(yàn)收入庫,并按退貨管理流程轉(zhuǎn)移原始憑整。
9-3、公司發(fā)至客戶,客戶未入庫便直接退回的產(chǎn)品,應(yīng)由儲(chǔ)運(yùn)部門接收,聯(lián)系銷售代表后進(jìn)行相應(yīng)處理。
9-4、退貨入庫后,會(huì)計(jì)部依據(jù)退貨申請(qǐng)、內(nèi)部退貨轉(zhuǎn)帳憑證等處理帳務(wù),需要換貨的由營銷綜合辦負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理,業(yè)務(wù)員在事先未經(jīng)任何領(lǐng)導(dǎo)書面同意,私自以任何方式換貨,處于額度的罰款,造成損失的全額賠償。
9-5、客戶退貨,經(jīng)管銷售人員要索取當(dāng)?shù)囟悇?wù)局出具的退稅證明,并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內(nèi)不能取得退稅證明,稅款全部由經(jīng)管人員負(fù)擔(dān),半年內(nèi)取回退稅證明,銷售人員簽呈,銷售經(jīng)理核準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)部門將所扣稅額返還。
9-6、凡屬非質(zhì)量原因退貨的,按無稅退貨額的百分二十處罰,其中責(zé)任人負(fù)擔(dān)罰款的百分之八十,主管經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負(fù)擔(dān)罰款的百分之二十。
10、調(diào)貨管理:
因故需從客戶處調(diào)出公司產(chǎn)品的,必須事先寫簽呈報(bào)主管經(jīng)理審批,在調(diào)出貨物的同時(shí),向客戶索取原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財(cái)務(wù)蓋章確認(rèn)的無稅扣款證明,不能取得上述資料時(shí),調(diào)出貨物的稅款由經(jīng)管人員負(fù)擔(dān)。調(diào)出貨物直接銷售給另一客戶時(shí),經(jīng)管業(yè)務(wù)員必須提供該客戶收貨回執(zhí)和合同及時(shí)開票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調(diào)貨,調(diào)貨人員負(fù)全責(zé),
11、應(yīng)收帳款對(duì)帳管理:
11-1、銷售人員對(duì)各自經(jīng)管客戶的應(yīng)收帳款負(fù)全責(zé)。負(fù)責(zé)與客戶日常對(duì)賬是經(jīng)管銷售人員的責(zé)任,對(duì)帳的流程和方法可參照“對(duì)帳流程及簡要方法”。出現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)反饋會(huì)計(jì)部。
11-2、會(huì)計(jì)部將依據(jù)半年一次的函證結(jié)合對(duì)方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對(duì)帳的客戶。
11-3、銷售人員發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下,逐戶確認(rèn)應(yīng)收帳款,辦理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù),隨意接受應(yīng)收帳款,所發(fā)生的一切損失(包括協(xié)助對(duì)帳差旅費(fèi))由接管人員和主管經(jīng)理負(fù)責(zé)(各負(fù)擔(dān)50%)。
11-4、上級(jí)經(jīng)理對(duì)所管轄的銷售人員的帳目有質(zhì)疑,需會(huì)計(jì)部派人抽查對(duì)帳的,可書面申請(qǐng),會(huì)計(jì)部視情況安排對(duì)帳。
11-5、會(huì)計(jì)部前往客戶處對(duì)帳的,銷售人員必須陪同,對(duì)帳結(jié)果需填寫“對(duì)帳調(diào)節(jié)表”,對(duì)帳雙方加蓋財(cái)務(wù)專用章,如對(duì)方帳務(wù)全部在業(yè)務(wù)核算,可蓋業(yè)務(wù)章或公章,但必須加以備注原因,陪同的銷售人員、對(duì)帳會(huì)計(jì)簽字,事后要上級(jí)經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)。
11-6、經(jīng)對(duì)帳需要經(jīng)管銷售人員提供調(diào)整憑證的,必須在30天內(nèi)交會(huì)計(jì)部,否則,先扣責(zé)任人款項(xiàng)進(jìn)行平帳,再根據(jù)所提供資料調(diào)整。已對(duì)過帳的會(huì)計(jì)期間的帳務(wù)不再重復(fù)對(duì)帳。
12、銷售折扣管理:
12-1、依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議,會(huì)計(jì)部將及時(shí)計(jì)算出銷售折扣,并在銷售發(fā)票中扣除或季度后返還(可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶收條)。
12-2、每季度給客戶反饋應(yīng)享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折扣等相關(guān)信息。
12-3、折扣的其他處理方法必須報(bào)銷售副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。
13、到款及其他費(fèi)用:
13-1、銷售人員自客戶處取得匯票后,應(yīng)在十日之內(nèi)郵回公司會(huì)計(jì)部,否則由銷售人員負(fù)擔(dān)超期部分的利息(按銀行同期逾期貸款利率)。
13-2、銷售人員應(yīng)及時(shí)掌握客戶破損及帳務(wù)處理情況,并向?qū)Ψ剿饕茡p證明,破損證明應(yīng)為對(duì)方倉儲(chǔ)的退出單或紅字入庫單或拒付單,載明品種、數(shù)量、金額,并加蓋財(cái)務(wù)專用章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位,不允許累計(jì)計(jì)算。
13-3、一次性破損金額(售價(jià))達(dá)一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳處理。
14、清欠與訴訟
14-1、銷售代表對(duì)自己管轄之內(nèi)的客戶欠款,認(rèn)為以自己的能力已很難清回貨款的,可書面申請(qǐng)(附件10)并經(jīng)銷售經(jīng)理、銷售副總同意交給專職的清欠人員清欠。
14-2、專職清欠仍無結(jié)果的情況下,應(yīng)由清欠專員會(huì)同原銷售人員和上級(jí)經(jīng)理共同提出訴訟解決的請(qǐng)求(附件10),由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解決。
14-3、經(jīng)清欠無結(jié)果,造成呆壞帳損失,由責(zé)任人負(fù)擔(dān)呆壞帳金額的百分之二十。
15、權(quán)限
以上業(yè)務(wù)處理的其他核決權(quán)限均參照每年公司的核決權(quán)限表。
16、本制度由公司會(huì)計(jì)部、銷售部負(fù)責(zé)解釋。
醫(yī)藥公司的規(guī)章制度篇3
（一）實(shí)行全面預(yù)算管理。
“全面預(yù)算”就是對(duì)企業(yè)的一切經(jīng)營活動(dòng)全部納入預(yù)算管理范圍。具體的做法是在每年的粘末對(duì)當(dāng)年的財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況作全面地分析，在此基礎(chǔ)上，超市總總部會(huì)同有關(guān)部門和門店對(duì)下一年的企業(yè)目標(biāo)進(jìn)行研究，然后根據(jù)上報(bào)的業(yè)務(wù)預(yù)算和專門決策預(yù)算進(jìn)行修正補(bǔ)充，便財(cái)務(wù)預(yù)算初稿，最后由經(jīng)理室通過后下達(dá)。
財(cái)務(wù)預(yù)算在執(zhí)行過程中，要突出預(yù)算的剛性，管理的重點(diǎn)要落實(shí)過程控制。財(cái)務(wù)部門要及時(shí)掌握經(jīng)濟(jì)運(yùn)行動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)情況，及時(shí)查找原因，提出解決問題的方法。對(duì)由于預(yù)算原因造成的偏差，要修正預(yù)算指標(biāo)，使預(yù)算真正起到指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)的&39;作用。
（二）積極參與投資決策
參與投資項(xiàng)目的可行性研究分析，完善投資項(xiàng)目管理。投資項(xiàng)目決策的前提是可行性分析。由于業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)考慮問題的角度不同，財(cái)務(wù)從投資項(xiàng)目初期參與，共同進(jìn)行研究分析，可以使投資方案更趨完善。
（三）加強(qiáng)結(jié)算資金管理
加強(qiáng)資金管理是財(cái)務(wù)管理的中心環(huán)節(jié)。大型連鎖藥店具有貨幣資金流量大、閑置時(shí)間短、流量沉淀多的特點(diǎn)。因此，財(cái)務(wù)應(yīng)根據(jù)這些特點(diǎn)，科學(xué)合理調(diào)度和運(yùn)用資金，為企業(yè)創(chuàng)造效益。
（四）加強(qiáng)存貨控制。
加強(qiáng)庫存管理有利于企業(yè)進(jìn)一步降低運(yùn)行成本。連鎖藥店商品具有周轉(zhuǎn)快、流量大、品種多和規(guī)格齊的特點(diǎn)；在銷售形式上，以敞開貨架陳列和顧客自選為主。鑒于這些特點(diǎn)，企業(yè)要在進(jìn)貨環(huán)節(jié)、儲(chǔ)存環(huán)節(jié)、退貨環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)商品的管理。
（五）健全內(nèi)部控制制度
主要在兩個(gè)方面：一是崗位責(zé)任，即明確規(guī)定各個(gè)崗位的工作內(nèi)容，職責(zé)范圍、要求，以及部門與部門、人員與人員間的銜接關(guān)系。二是規(guī)范操作流程，無論是大的項(xiàng)目，還是小的
費(fèi)用開支，都要規(guī)定操作流程程序，明確審批權(quán)限。
醫(yī)藥公司的規(guī)章制度篇4
為加強(qiáng)藥店管理，樹立藥店良好形象提高員工素質(zhì)，加強(qiáng)員工管理，營造良好的營業(yè)氛圍，特制定如下制度望認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。
一、樹立“質(zhì)量第一，顧客至上”的營業(yè)觀念，嚴(yán)格遵守執(zhí)行道德行為規(guī)范，為顧客提供熱情優(yōu)質(zhì)的&39;服務(wù)。
二、有顧客時(shí)，無論手頭做任何工作應(yīng)立即停止，首先接待顧客。銷售藥品時(shí)要態(tài)度認(rèn)真，思想集中，站立服務(wù)、面帶微笑、語氣平和，并要正確介紹藥品性能、用法、用量、禁忌和注意事項(xiàng)。合理搭配銷售，不得錯(cuò)配銷售藥品，要做到百問不厭，百拿不煩，出示藥品應(yīng)動(dòng)作輕緩，藥品接觸柜面不得有滑動(dòng)不能拋扔，閑時(shí)要直接遞到顧客手中，無論任何理由都不得與顧客爭吵。
三、收銀時(shí)要站立微笑服務(wù)，做到唱收唱付，不出差錯(cuò)，下賬時(shí)要認(rèn)真細(xì)致，做到及時(shí)準(zhǔn)確無誤，顧客離開時(shí)要有送聲!比如：慢走、你走好等禮貌用語;當(dāng)班當(dāng)天的現(xiàn)金、刷卡核對(duì)無誤后方可交班交賬。短款當(dāng)時(shí)賠付。找錢時(shí)要把硬幣放在紙幣上或放在顧客手中，不能放在柜臺(tái)上。
一、人員檔案
從事藥品質(zhì)量管理、購進(jìn)、驗(yàn)收、養(yǎng)護(hù)、保管、調(diào)配工作的人員應(yīng)當(dāng)建立個(gè)人檔案，包含資料有身份證復(fù)印件、相關(guān)職業(yè)資格證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)職稱復(fù)印件、年度業(yè)務(wù)考核表等。
二、健康檔案
從事藥品質(zhì)量管理、調(diào)配、驗(yàn)收、養(yǎng)護(hù)、保管等直接接觸藥品的工作人員，每年應(yīng)當(dāng)在藥品監(jiān)督管理部門指定二級(jí)以上醫(yī)療機(jī)構(gòu)或者疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)進(jìn)行健康查體，并建立健康檔案。
三、學(xué)習(xí)制度
從事藥品質(zhì)量管理、購進(jìn)、驗(yàn)收、養(yǎng)護(hù)、保管、調(diào)配工作的人員應(yīng)當(dāng)接受藥事法律、法規(guī)及專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，每周集中學(xué)習(xí)時(shí)間不少于1小時(shí)。
醫(yī)藥公司的規(guī)章制度篇5
一、門店每月應(yīng)定時(shí)對(duì)店堂陳列藥品進(jìn)行養(yǎng)護(hù)檢查。大型門店對(duì)陳列的藥品可每季度按“三、三、四”循環(huán)的原則進(jìn)行養(yǎng)護(hù)檢查，小型藥店可每月對(duì)陳列藥品全部進(jìn)行養(yǎng)護(hù)檢查。如實(shí)做好養(yǎng)護(hù)檢查記錄。
二、被列為重點(diǎn)品種的藥品和拆零藥品，近效期藥品應(yīng)按月養(yǎng)護(hù)檢查，對(duì)藥品品名、規(guī)格、數(shù)量、批號(hào)、效期、廠家、養(yǎng)護(hù)結(jié)論等情況如實(shí)記錄。
三、經(jīng)營需低溫冷藏的藥品的門店，應(yīng)配置相應(yīng)的冷藏設(shè)備，將需低溫冷藏的.藥品存放其中，并做好溫濕度記錄。
四、對(duì)中藥材、中藥飲片應(yīng)按其特性采取篩選，涼曬，熏蒸等方法進(jìn)行養(yǎng)護(hù)。
五、門店應(yīng)每天上、下午各一次對(duì)店內(nèi)的溫濕度情況進(jìn)行檢測(cè)，并按時(shí)記錄。溫濕度達(dá)臨界點(diǎn)或超標(biāo)時(shí)，應(yīng)采取通風(fēng)除濕、降溫等措施，以保證陳列藥品質(zhì)量和安全。溫濕度監(jiān)測(cè)及調(diào)控記錄簿保存時(shí)間不得少于兩年。
醫(yī)藥公司的規(guī)章制度篇6
1.目的:為加強(qiáng)公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制訂本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責(zé)說明:
3.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司檔案管理工作及本制度的執(zhí)行。
3.2公司員工有保護(hù)檔案的義務(wù),任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公司宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
3.3公司員工必須完成資料移交工作后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
3.4檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則。即由總公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),總公司和各部門、各子公司二級(jí)管理并根據(jù)權(quán)限分級(jí)查閱。
3.5各部門應(yīng)盡量采用電腦對(duì)檔案進(jìn)行管理和工作,以便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案,同時(shí)遵守《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理制度》的相關(guān)規(guī)定。
4.檔案歸檔
4.1歸檔資料包括
4.1.1已簽署生效的本公司文檔(如合同、合同附件、正式通知、工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、人事任免及獎(jiǎng)懲、工資表、補(bǔ)貼表、管理制度、工作制度、協(xié)調(diào)程序、會(huì)議紀(jì)要審批稿等),已簽署生效并接收的關(guān)聯(lián)公司文檔。
4.1.2已簽署生效的外聯(lián)企業(yè)及政府管理部門的文件(如行業(yè)政策、發(fā)文通知、項(xiàng)目相關(guān)管理部門手續(xù)、批件、技術(shù)資料、合約、與項(xiàng)目有關(guān)外聯(lián)企業(yè)的租賃、訂購、承包、代理、轉(zhuǎn)讓合同及附件、技術(shù)成果等)。
4.1.3業(yè)務(wù)部門已完成正式結(jié)果的文檔(如部門業(yè)務(wù)專項(xiàng)報(bào)告、專項(xiàng)數(shù)據(jù)及統(tǒng)計(jì)資料整理結(jié)果、已完成簽署手續(xù)的各類單證、報(bào)表、會(huì)簽單、統(tǒng)計(jì)表等)。
4.1.4公司及部門收集并已整理完畢的外來資料(如圖片、錄像、軟盤、圖書、廣告冊(cè)、產(chǎn)品冊(cè)、售樓書、企業(yè)介紹、確認(rèn)樣板、小樣、黑稿等)。
4.1.5人事、行政等內(nèi)部管理文件及聯(lián)營、參股、合作等外部前期業(yè)務(wù)合作文件。
4.2歸檔方法
4.2.1文件、資料的正件與附件,正本與底稿等應(yīng)一起歸檔。原件正本必須歸檔,執(zhí)行機(jī)構(gòu)只能留用原件副本或復(fù)印件。
4.2.2卷內(nèi)文件排列有序,須條理、系統(tǒng)化,按時(shí)間順序和重要程度排列,使卷內(nèi)文件形成一個(gè)有機(jī)整體。
4.2.3案卷封面字跡應(yīng)工整、清晰,封面用毛筆或鋼筆書寫。
4.2.4注明起止日期、件數(shù)、頁數(shù)。附詳細(xì)卷內(nèi)目錄。
4.3歸檔要求
4.3.1歸檔資料必須具有成套性、完整性。獨(dú)立業(yè)務(wù)或部門資料應(yīng)盡量分類歸檔,相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)盡量歸于同類。
4.3.2歸檔資料必須層次分明,按時(shí)間及階段歸檔以便符合其形成規(guī)律。
4.3.3歸檔資料必須符合各類檔案管理范圍。類別劃分應(yīng)涵蓋公司業(yè)務(wù)的所有方面;歸檔資料必須真實(shí)反映公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容及歷史過程,任何檔案資料均不得經(jīng)過修改、刪減或取代等處理。
4.3.4公司員工因外出參觀學(xué)習(xí)、參加重要的會(huì)議收集的各種材料必須歸檔,未經(jīng)簽署歸檔意見,財(cái)務(wù)部不報(bào)銷差旅費(fèi)。
4.3.5當(dāng)年形成的各種材料,次年2-3月各部門和子公司整理后向總經(jīng)辦移交歸檔,重要的文件需及時(shí)歸檔。
4.3.6歸檔的文件必須符合歸檔的要求。
4.3.7歸檔時(shí)應(yīng)填寫移交清單,履行交接手續(xù)。
5.檔案保管
5.1歸檔資料需進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
5.2檔案要分類,分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5.3屬于公司保管的檔案:公司各部門及各下屬子公司各部門做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在次年2-3月將需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)辦保管。
5.4屬部門和子公司保管的檔案:各分級(jí)保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交總經(jīng)辦。
5.5公司總經(jīng)辦應(yīng)有存放檔案的檔案室,各部門、各子公司應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
5.6檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
5.7所有檔案資料必須分類長期保存,不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的,將處罰責(zé)任人。
6.檔案借閱
6.1檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)各部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
6.2借閱檔案,借閱人必須履行登記、簽收手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內(nèi)容為:檔案名稱、等級(jí)分類,借閱事由,時(shí)間,借閱人,負(fù)責(zé)人,經(jīng)手人等內(nèi)容,表格由公司統(tǒng)一制定。
6.3借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印,不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。
7.檔案保密制度
7.1檔案級(jí)別分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)案,分別用文字標(biāo)示。擬制文件時(shí),需在文件首頁右上角標(biāo)注密級(jí)。
7.1.1絕密檔案:涉及公司重大決策的核心機(jī)密,如董事會(huì)、公司經(jīng)營體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件,公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營銷策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。
7.1.2機(jī)密檔案:公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3秘密檔案:可內(nèi)部公開的一般文件資料。
7.2借、查、閱秘密級(jí)以上文件不準(zhǔn)抄錄、照像,不準(zhǔn)帶離辦公區(qū)域。
7.3復(fù)制秘密級(jí)以上文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn),與原件等同管理。復(fù)印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。
7.4涉秘檔案不得以普通郵件寄發(fā)。
7.5外出工作攜帶秘密級(jí)以上文件,必須有保證文件安全的措施。
7.6嚴(yán)禁將秘密級(jí)以上文件的廢品向收購站出售。
7.7保守檔案機(jī)密。檔案人員或查閱檔案者,不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。
8.檔案銷毀
8.1任何部門或個(gè)人未經(jīng)允許無權(quán)銷毀公司檔案。
8.2檔案銷毀須由檔案管理員填寫銷毀清單并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8.3銷毀檔案時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并在清單上簽字。
9.附則
9.1本規(guī)
定由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。